Журнал регистрации пко и рко бланк. Правила заполнения и ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Учитывая, что мы живем в правовом государстве, нормативное регулирование охватывает все сферы жизни, в том числе и предпринимательскую. Каждый предприниматель или руководитель организации знает, что операции, связанные с оборотом денежных средств должны фиксироваться.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство РФ предусматривает ряд нормативных правовых актов, в которых предусмотрены формы учета с финансовыми средствами, а также регламентируют правила и порядок их заполнения.

Разработка и внедрение единых форм и бланков учета сделано для упрощения регулирования взаимоотношений между предпринимателями, а также органами государственной власти.

Понятие

Любые денежные средства, которые вносятся в кассу или расходуются на определенные цели должны фиксироваться в кассовых ордерах:

ПКО – приходной кассовый ордер;

РКО – расходный кассовый ордер.

В качестве расходного ордера может быть использовано:

• платежная ведомость;
• счета на оплату;
• заявление на выдачу денежных средств.

Следует понимать, что каждый расчетный документ имеет свой цифровой код, в соответствии с Общероссийским классификатором документации.

Любая документация, имеющая отношение к кассовой отчетности содержит в себе обязательную информацию:

• наименование и юридический адрес юридического лица;
• вид проводимой операции;
• стороны;
• порядковые номера, а также время и дату проведения финансовой операции.
• данные лиц, подписывающие документы;
• реквизиты.

Кассовые документы должны быть оформлены в бухгалтерии предприятия, и заполняются ответственным сотрудником по приказу руководителя организации. После этого они передаются кассиру для проведения операций.

Перед проведением любой кассовой операции кассир обязан проверить достоверность и правильность заполнения предоставленной документации. При передаче наличных денежных средств кассиру, заполненный и подписанный отрывной ПКО подлежит передаче лицу, внесшему денежные средства в счет оплаты по финансовой операции, а ордер остается у кассира. РКО должно подписать лицо, принявшее денежные средства с проставлением штампа, подтверждающего факт оплаты, в противном случае могут возникнуть проблемы с доказыванием совершенной сделки.

В конце рабочей смены кассир обязан провести сверку остаточной наличности с документацией с учетом всех проведенных операций за день.

Никакие исправления или помарки делать в кассовых документах нельзя, в противном случае могут возникнуть проблемы с контролирующими органами, за что предусмотрена ответственность.

Применение

Любые передачи кассовых документов от бухгалтера кассиру и в обратном порядке регистрируются в соответствующем журнале регистрации кассовых документов. Обязанность по фиксации передачи кассовых документов возложена на главбуха или лицо, уполномоченное письменным приказом руководителя предприятия.

Такая процедура необходима для соблюдения прозрачности и законности проводок денежных операций в рамках деятельности организации.

Окончание каждого отработанного дня должно заканчиваться сверкой кассовой документацией с фактически оставшимися денежными средствами в кассе.

Закон устанавливает кассовые лимиты, превышение которого недопустимо. Денежные средства, превышающие установленный лимит должны храниться в лицензированных финансовых организациях – банках.

Размер лимита устанавливается Центральным Банком РФ, и согласовывается с предпринимателем в индивидуальном порядке.

Если говорить о надзорных и контролирующих органах, то ведения журнала учета приходных и расходных операций упрощает процедуру проведения сверки документации и наличных денежных средств за каждый отработанный день.

Среди нормативных правовых актов, определяющих порядок ведения финансовых расчетов, относятся положения:

• о порядке ведения кассовых операций в РФ;
• правила организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Таким образом, вопрос, а нужен ли журнал регистрации кассовых документов, отпадает сам собой.

Правила заполнения

Журнал учета кассовых операций ведется в период, предусмотренный уставом предприятия.

Каждая страница журнала в обязательном порядке должна быть:

• пронумерована;
• прошита;
• скрепленная печать;
• подписана уполномоченным лицом.

Сам документ представляет из себя книгу, состоящую из двух основных частей:

• титульный лист;
• листы учета.

Вносить информацию в журнал учета можно как ручным способом, с использованием обычной шариковой ручки синего цвета, а также с помощью компьютера с использованием соответствующего программного обеспечения.

Журнал ведется по унифицированной .

На титульном листе содержится информация о:

• наименовании предприятия;
• ОКПО организации;
• заполненное поле о дате начала и окончания ведения документа;
• данные сотрудника, уполномоченного его вести и подписывать.

Листы учета представлены в виде таблицы, в которую вносятся данные по произведенным кассовым операциям в течении дня.

Каждый рабочий день начинается с заполнения новой страницы учета.
Важно понимать, если речь идет о выдаче заработной платы наличным способом, то проведенную операцию необходимо отображать в журнале только после фактического получения работником денежных средств. Учитывая, что ордер на выплату заработной платы имеет срочный характер, то на следующий день он становится недействительным, а соответственно внесенная операция будет грубым нарушением порядка ведения журнала учета кассовых операций.

Автоматизация работы при заполнении журнала регистрации кассовых документов

Нынешние развитие онлайн-сервисов позволяет существенно экономить свое время и автоматизировать процесс заполнения бланков, а также лишний раз подстраховаться на предмет наличия ошибок.

К примеру, подключившись к КЛАСС 365 можно получить следующий спектр услуг:

• автоматически заполнять типовые образцы бухгалтерской отчетности;
• печать документов с подписью и печатью;
• подготовка фирменных бланков с логотипом и реквизитами компании;
• подготовка коммерческих предложений;
• работа с документами в формате офисных программ;
• рассылка электронной почты.

Штрафы

Нарушение правил ведения кассовой документации влечет к привлечению к административной ответственности в виде штрафа:

• должностные лица – 4-5 тыс. рублей;
• юридические лица – 40-50 тыс. рублей.

Кто может вести

По общему правилу журнал кассовых операций заполняется кассиром либо уполномоченным лицом, назначенным руководителем на основании приказа, а также соглашения о материальной ответственности.

Какая отчетность подлежит регистрации

В кассовую книгу необходимо вносить все факты движения денежных средств. РКО – документ, оформляемый при выдаче денег из кассы. – документ, оформляемый при получении денежных средств на баланс предприятия.

Вся учетная документация должна быть проверена и подписана уполномоченным лицом. Исправления или внесение изменений в кассовую отчетность недопустима.

Приходные и расходные кассовые документы, на основании которых происходит получение и выдача наличных денег из кассы, нужно фиксировать в специально для этого созданном журнале, который именуется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Скачать данный бланк можно ниже. Унифицированная форма журнала – КО-3. Несмотря на то, что заполнение журнала КО-3 не должно вызывать никаких затруднений, все-таки в этой статье остановимся подробнее на особенностях оформления.

Данная типовая форма должна присутствовать на каждом предприятии, которое осуществляет . Все поступающие и выбывающие с предприятия кассовые документы должны быть зарегистрированы в журнале. Сюда можно отнести приходные кассовые ордера (образец ордера КО-1 можно скачать ), расходные ордера (образец ордера КО-2 можно скачать ), платежные ведомости.

Регистрируются документы в момент их составления, при этом им присваивается порядковый номер согласно журналу регистрации.

Образец заполнения журнала КО-3

Титульный лист формы КО-3 содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• ОКПО;
• структурное подразделение, если в журнале ведется учет только для конкретного подразделения;
• год – журнал КО-3 заводится в начале года и действует в течении календарного года, поэтому здесь указываем текущий год учета кассовых документов;
• ответственное лицо – должность и ФИО лица, ответственного за ведения журнал, например, бухгалтер.

Образец заполнения обложки журнала КО-3 смотрите ниже.

Сам журнал состоит из множества однотипных листов, содержащих таблицу. В этой таблице и следует регистрировать входящие и исходящие кассовые документы в течении года.

Налоговики в рамках проверки соблюдения кассовой дисциплины истребовали у нашей компании журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. Но мы не ведем такой журнал. Вправе ли ИФНС в связи с отсутствием журнала оштрафовать нас за нарушение кассовой дисциплины?

Нет, налоговики не имеют права оштрафовать вашу компанию за нарушение кассовой дисциплины.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поименован в перечне документов, которые налоговики вправе истребовать в рамках проверки полноты учета наличной выручки (подп. «ж» п. 29 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н , далее — Регламент). Унифицированная форма этого журнала (№ КО-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и продолжает действовать в настоящее время.

Несмотря на это, организации и индивидуальные предприниматели не должны оформлять этот документ. Объясним, почему.

Обязанность по ведению журнала существовала до 2012 г. Так, в п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 № 40, указывалось, что ПКО, РКО или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Но этот нормативный акт утратил силу с 1 января 2012 г. (указание Банка России от 13.12.2011 № 2750-У). С этой даты действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). А в данном документе нет требования о ведении журнала. Записи по каждому ПКО и РКО требуется делать только в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

Более того, даже если бы журнал регистрации ПКО и РКО и упоминался в Положении № 373-П , штраф за нарушение кассовой дисциплины все равно был бы неправомерен. Административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф, который для компании составляет 40 000-50 000 руб., а для ее должностного лица - 4000-5000 руб. Но в этой норме приведен закрытый перечень наказуемых нарушений:

Осуществление расчетов наличными сверх установленных размеров;

Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

Накопление в кассе наличных сверх установленных лимитов.

Как видите, в этот список не входит отсутствие журнала регистрации кассовых документов.

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.

При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе , то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.

Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88).

С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров

Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:

• к ордеру должен быть приложен первичный документ, являющийся основанием для его оформления;
• помарки и исправления в ордерах не допускаются;
• обеспечение сквозной нумерации ордеров по каждому виду с начала года;
• обязательная регистрация ордеров в журнале;
• ордера действуют только в день их составления.

Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.

Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.

Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.

В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.

При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2019 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.

Итоги

Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.

Приходные и расходные ордера - это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.

Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров . Поэтому познакомимся с ним подробнее.

Форма журнала

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 . Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 , являются обязательными именно в утвержденной форме.

Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

1. Для приходных ордеров.
2. Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.

Заполнение кассового журнала: образец

На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:

Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:

• номер ордера и дата его составления;
• сумма расхода или прихода;
• примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.

Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.

Онлайн-кассы

На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Ответственность

Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.