Учет БСО

Отразим учет бланков строгой отчетности в программе 1С Бухгалтерия государственного учреждения 8.2. Для начала нам необходимо принять к учету бланки строгой отчетности. Добавим новый документ.

«Материальные запасы - Бланки строгой отчетности - Поступление БСО». Заполним все реквизиты по порядку. Дата и учреждение устанавливаются автоматически при создании документа. Далее выберем контрагента, МОЛ/Подразделение, КФО и счет учета. После этого заполним табличную часть документа. Добавим новую строку, выберем БСО, серию БСО, начальный номер и конечный номер, если бланки идут по порядку и количество. Проведем документ по кнопке «ОК». Если мы нажмем на кнопку ДтКт в форме документа, то увидим, какую проводку он сформировал, количество и сумму. Согласно инструкции по применению ЕПСБУ бланки строгой отчетности принимаются в условной оценке 1 руб за единицу. Далее следует отразить в программе расходы по приобретению бланков строгой отчетности. Сделать это можно документом «Услуги сторонних организаций». Проводка: Дт 109.х Кт 302.х. Внутреннее перемещение бланков отражается документом «Перемещение БСО», который находится в журнале документов по учету БСО. По мере расходования бланков их следует списывать с учета документом «Списание БСО». Из документа можно сформировать Акт о списании бланков строгой отчетности (ф.0504816). Инвентаризация БСО оформляется документом «Инвентаризация БСО». Из документа можно сформировать Инвентаризационную опись бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086.

1С БСО учитывает при помощи специальной системы забалансовых счетов. Однако освоение этого направления учета потребует от специалиста некоторого времени. Расскажем о том, как организовать учет бланков строгой отчетности в данной программе.

Методы фиксации движения БСО в 1С

Как и для любого объекта учета, в отношении БСО могут иметь место следующие типы событий:

• оприходование - отражается по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности», являющегося забалансовым;
• списание - происходит по кредиту того же счета;
• движение внутри компании - отражается внутренними проводками, затрагивающими дебет и кредит указанного счета по соответствующей аналитике.

Поскольку счет 006 забалансовый, применять к нему механизм двойной записи приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н не требует.

Для того чтобы внести данные о бланке в 1С, необходимо задействовать справочник «Бланки строгой отчетности». Для доступа к нему возможны два подхода:

• через вкладку «Все функции» - в ней надо выбрать единый раздел «Справочники», и уже в открывшемся списке кликнуть по «Справочнику бланков строгой отчетности».
• создать вручную операцию по счету 006, где через первое субконто можно попасть в нужный справочник.

Если операции с БСО происходят регулярно, то этот справочник лучше закрепить в «Избранном». Для этого нужно предпринять следующие шаги:

• через вкладку «Все функции» получить доступ к нужному справочнику;
• выбрать пиктограмму «звезда» слева от наименования справочника.

Таким способом справочник будет закреплен в категории «Избранное» и станет доступен через панель разделов посредством клика по пиктограмме «звезда».

Сложные моменты учета БСО в 1С

Трудности организации полноценного контроля за наличием и движением БСО в 1С связаны с некоторыми моментами, обусловленными техническими особенностями конкретной конфигурации:

1. Присутствие в структуре справочника только одного реквизита «Название бланка», что обусловливает невозможность внесения дополнительных характеристик.
2. Отсутствие отдельных печатных форм для корректного документального оформления средствами 1С.
3. Отсутствие специализированных документов, позволяющих делать проводки по оприходованию, выбытию, перемещению БСО.
4. Довольно скромные возможности формирования аналитических отчетов по БСО.

В связи с этими ограничениями учет БСО в 1С может стать для бухгалтера довольно трудоемкой и отнимающей существенное время задачей. Это может быть связано:

• с широкой номенклатурой применяемых в компании БСО;
• наличием у каждого бланка индивидуального регистрационного номера;
• разнообразием событий, происходящих с БСО.

Последовательность учетных мероприятий по БСО в 1С

Чтобы организовать полноценный учет БСО в 1С, следует предпринять следующие шаги:

• Добавить в справочник «Бланки строгой отчетности» нужное количество названий БСО, таким образом мы создадим подобие иерархического списка документов в справочнике.
• Ввести в справочник наименование каждого бланка с учетом серии и номера. Таким способом введенные нами первоначально названия (без серии и номера) окажутся вверху, а конкретные документы с номерами - под ними.
• Осуществить оприходование за баланс по дебету счета 006 каждого бланка по отдельности, считая ценой за единицу 0,5 или 1 руб. Для этого нужно сформировать бухгалтерскую операцию вручную.
• Отразить при необходимости движение бланков между подразделениями компании в ручном режиме, задействуя дебет и кредит счета 006.
• Произвести списание бланков в разбивке по направлениям затрат, для этого придется сформировать дополнительные аналитические субсчета.

Проведение детализированного списания БСО

Чтобы снять БСО с забалансового учета, нужно провести операцию по кредиту сч. 006. Однако подобная проводка не дает информации о назначении использования бланка. Чтобы решить эту проблему, нужно:

• Создать новый забалансовый счет, например с названием «Списание БСО».
• Открыть к нему субсчета по направлениям использования бланков, например БСО.01 - использование по назначению, БСО.02 - продажа и т. д.
• Создать проводку с двойной записью по дебету созданного счета затрат по БСО и кредиту счета 006. Например: потребление бланков по назначению в процессе хозяйственной деятельности - Дт БСО.01 Кт 006.

Итогом станет подробное отражение списания бланков в разрезе аналитических статей. Для получения итоговой отчетной информации нужно использовать отчетный инструмент «Сводные проводки».

***

Организация учетного процесса БСО в 1С может стать для бухгалтера довольно непростой задачей. Для их учета предназначен забалансовый счет 006. Однако механизм отражения операций по нему в программном продукте досконально не проработан, в связи с чем их придется регистрировать вручную. При этом возникает ряд сложностей, в частности с детализацией направлений использования бланков. Решением может стать либо создание вспомогательных забалансовых счетов к субсчетам, либо постановка задачи программистам для создания необходимых дополнительных документов и обработок.

Бланки строгой отчетности подлежат учету. Специально для такого учета законодательством утверждены обязательные правила. Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии должен также быть подчинен установленному порядку. Такой порядок должен обеспечивать сохранность рассматриваемой документации. В частности, для учета и хранения таких бланков надлежит вменить соответствующие обязанности ответственному лицу.

Бланки строгой отчетности

На основании ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ) бланки строгой отчетности — это первичные учетные бланки, значимость которых соответствует кассовому чеку. Такие бланки формируются в электронной форме и (или) выдаются на печать с использованием специальной автоматизированной системы при осуществлении расчетов за услуги.

Содержит подробный перечень требований к бланку строгой отчетности и состав его реквизитов. Они аналогичны требованиям, которые законодательство предъявляет к кассовому чеку. В частности, бланки, выданные на бумажном носителе, должны легко поддаваться чтению и не терять этого свойства не менее полугода.

Согласно действующей в 2017 году редакции Закона о ККТ при осуществлении расчета следует выдавать бланк на бумажном носителе и (или) направить БСО в электронной форме на предоставленный клиентом абонентский номер или адрес электронной почты. Подобный направленный и распечатанный БСО приравнивается к БСО на бумажном носителе при условии, что сведения, указанные в бумажном бланке, идентичны сведениям в бланке, направленном покупателю в электронной форме.

Для того чтобы узнать, как учитывать бланки строгой отчетности, следует обратиться к другому НПА, а именно к Порядку, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Постановление № 359).

Учет документов строгой отчетности

Порядок учета, хранения и заполнения соответствующей документации содержится в п.п. 13 — 20 Постановления № 359 . Именно указанные нормы регулируют, как именно вести учет БСО.

В частности, руководству для надлежащего учета необходимо:

• назначить материально ответственное за БСО должностное лицо;
• принять меры для создания соответствующих условий для хранения БСО (в сейфах, специальных опечатываемых помещениях и т.п., дающих возможность избежать кражи или повреждения документов);
• вести учет БСО в специальной книге, заполняемой в установленном порядке (должна быть пронумерована, прошнурована, подписана уполномоченными должностными лицами и заверена печатью);
• создать специальную комиссию для приемки приобретенных на стороне бланков строгой отчетности, сопровождающейся заполнением соответствующего акта;
• с целью надлежащего учета бланков строгой отчетности в установленных случаях проводить их инвентаризацию;
• хранить не менее пяти лет;
• уничтожать бланки и их корешки по достижении предельного срока хранения на основании акта под контролем специально созданной комиссии.

Учет БСО (проводки)

Для того чтобы определиться с проводками, следует обратиться к Инструкции , утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н. Этот НПА, в частности, отвечает на вопрос о том, на каком именно счете следует учитывать документы строгой отчетности в бухгалтерии.

Согласно указанному нормативному акту для учета сведений о наличии и движении бланков строгой отчетности открывается забалансовый счет 006. Для учета бланков применяется условная оценка. Аналитический учет осуществляется отдельно по каждому виду рассматриваемой документации.

Для списания в бухгалтерском учете БСО и стоимости их изготовления на стороне можно использовать 20 или 44 счет. При самостоятельном изготовлении соответствующие расходы также можно отнести на указанные счета.

1С БСО позволяет учитывать на забалансовых счетах — таково требование к бухучету этого вида документов. С какими трудностями может столкнуться коммерсант при отражении операций с бланками строгой отчетности (далее — БСО) в «1С» и как их преодолеть, вы узнаете из нашей статьи.

Как отражать БСО в «1С»

Учесть БСО в «1С» — это значит отразить их:

• поступление по дебету забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»;
• выбытие по кредиту указанного счета;
• внутреннее перемещение при помощи внутренней аналитики по дебету и кредиту счета 006.

Двойная запись при этом не применяется. Такая учетная схема предусмотрена планом счетов бухучета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Чтобы внести в базу «1С» информацию о БСО, необходимо войти в справочник «Бланки строгой отчетности». Программа предоставляет пользователю несколько возможностей осуществить эту операцию. К примеру:

• через меню «Все функции» отыскать общий раздел «Справочники», в котором находится справочник «Бланки строгой отчетности»;
• открыть ручную операцию и отразить проводку со счетом 006, и первое субконто позволит войти в справочник «Бланки строгой отчетности».

В «1С» существует возможность ускорить и облегчить процесс поиска справочника «Бланки строгой отчетности». Для этого необходимо произвести несколько предварительных вспомогательных действий:

• открыть справочник «Бланки строгой отчетности» через меню «Все функции»;
• нажать на значок «звезда», находящийся слева от названия справочника.

В результате такой операции справочник будет занесен в «Избранное». В дальнейшем его можно будет быстро открывать через «Панель разделов», нажав на расположенный на панели значок «звезда».

Как хранить БСО при помощи автоматизированной системы, см. в статье .

Нюансы учета БСО в «1С»

Особенности отражения БСО в «1С» связаны со следующими техническими нюансами применяемой конфигурации:

• недостаточной детализацией информации, которая допускается в «1С» для справочника «Бланки строгой отчетности» (всего 1 предусмотренный для заполнения реквизит «Наименование»);
• отсутствием возможности формирования специфичной БСО-первички, отражающей поступление, выбытие и иное движение БСО (в том числе их печатных форм);
• невозможностью формирования печатных форм инвентаризационных описей БСО, журнала учета бланков и других отчетно-учетных документов;
• иными сложностями (отсутствием возможности формирования развернутой аналитической отчетности по БСО и т. д.).

В отдельных случаях отражение БСО в «1С» может оказаться для пользователя весьма трудоемкой процедурой в связи со следующими факторами:

• многообразием применяемых видов БСО (дипломы, квитанции, талоны, бланки удостоверений и т. д.);
• персональной индивидуализацией БСО (у каждого бланка свой уникальный номер и серия);
• разнотипностью производимых с БСО операций (поступление, выбытие, списание при порче, краже и др.).

Как организовать работу с БСО в «1С» и достичь необходимой аналитики, расскажем в следующих разделах.

Особенности учета и списания БСО в учреждениях изучайте с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• ;

С чего начать работу с БСО в «1С»

Алгоритм работы с БСО в «1С» может быть следующим:

• Внести в справочник «Бланки строгой отчетности» элементы по видам тех БСО, учет которых производится в компании (например, «Бланк удостоверения», «Трудовая книжка» и т. д.).
• Затем отразить информацию о каждом бланке, указав после его наименования серию и номер (например, «Бланк удостоверения АГ № 167023», «Бланк удостоверения АГ № 167024» и т. д.). Это позволит хотя бы визуально отделить группы БСО в справочнике друг от друга.
• Отразить поступление БСО при помощи ручной операции. Каждый БСО вводится отдельно. Обычно БСО отражается на счете 006 по учетной стоимости, к примеру 1 руб. за 1 бланк.
• Отразить перемещение БСО также в режиме ручной операции по кредиту и дебету счета 006.
• Показать выбытие БСО. При этом необходимо отдельно потрудиться над аналитикой, поскольку причины выбытия БСО могут быть разными: обычное использование, недостача, хищение и т. д. Как добиться нужной аналитики, расскажем далее.

Детальнее о БСО расскажет статья .

Как добиться детальной аналитики выбытия БСО

Выбытие БСО — это всегда кредит счета 006, вне зависимости от причины выбытия. Чтобы иметь ясную картину того, что же случилось с БСО и почему бланки списаны с забалансового учета, рекомендуется:

• ввести отдельный забалансовый счет, присвоив ему индивидуальное название (например, «Выбытие БСО» или «Операции с БСО»);
• открыть к открытому забалансовому счету субсчета по видам причин выбытия БСО (к примеру, БСО.01 — использование БСО, БСО.02 — недостача БСО и т. д.);
• при выбытии БСО использовать следующую корреспонденцию счетов: при обычном использовании БСО — Дт БСО.01 Кт 006, при недостаче — Дт БСО.02 Кт 006 и т. д.

В результате будет организована необходимая аналитика выбывания БСО, позволяющая быстро анализировать этот процесс. Чтобы информация была доступна для анализа, можно сформировать отчет «Сводные проводки».

Открытый забалансовый счет и субсчета к нему необходимо внести в план счетов «1С». Это осуществляется вручную в режиме пользователя.

Итоги

Операции с БСО отражаются в «1С» на забалансовом счете 006. Чтобы получить развернутую аналитику по БСО в «1С», можно задействовать дополнительный забалансовый счет и субсчета к нему или разработать специальный отдельный модуль.